Утверждена

приказом руководителя ООО «                                                »

от« »                                                      №

Инструкция О порядке проведения проверки потенциальных контрагентов ООО «______________________ »

Проверка контрагента - это комплекс мероприятий, которые позволяют убедиться в том, что контрагент, с которым заключается договор, является действующим юридическим лицом, которое может исполнить взятые на себя обязательства (поставить товары, выполнить работы, оказать услуги) (Письмо ФНС от 23.01.2013 NАС-4-2/710@); не является фирмой- однодневкой (п. 12 Концепции системы планирования выездных проверок, Письмо Минфина от 16.02.2015 N03-01-10/6845).

Способ проверки контрагентов - выборочный.

Метод отбора - сплошная проверка контрагентов, расходы по сделкам с которыми являются существенными для организации.

Расходы признаются существенными, когда они превышают 5 % от общей суммы расходов за предшествующий заключению сделки отчетный квартал.

В целях отбора контрагентов подлежащих проверке на правоспособность главный бухгалтер не позднее 20 числа месяца, следующего за окончанием квартала, передает в юридическую службу предприятия справку об уровне существенности расходов на отчетный квартал.

До получения соответствующей справки на следующий квартал действует уровень существенности по предыдущей справке.

Решение о включении контрагента в выборку для проверки на правоспособность принимает руководитель юридической службы (юрист) в

процессе подготовки, анализа и визирования проекта договора с потенциальным контрагентом.

По итогам принятия решения о включении потенциального контрагента в выборку для проверки на правоспособность, руководитель юридической службы (юрист) направляет соответствующее поручение в службу снабжения и бухгалтерию предприятия.

Проверка контрагента включает в себя 3 этапа.

1 этап проверки - проверка правоспособности контрагента, включает в себя:

Запрос сведений из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) о наличии государственной регистрации контрагента посредством информационного ресурса на общедоступном сайте ФНС России (http://egrul.nalog.ru/). Для этого на закладке "Сведения о государственной регистрации юридических лиц" ввести ОГРН, ИНН или наименование организации. При наличии государственной регистрации будут предоставлены сведения о ОГРН, ИНН, юридическом адресе, ФИО руководителя и учредителей, видах деятельности по ОКВЭД, запрашиваемого контрагента.

Запрос сведений о контролирующих лицах контрагента посредством информационного ресурса на общедоступном сайте ФНС России (https://service.nalog.ru/svl.do). Для этого на закладке "Сведения о лицах, в отношении которых факт невозможности участия (осуществления руководства) в организации установлен (подтвержден) в судебном порядке" ввести ОГРН или ИНН организации и получить сведения о том, не заявляло ли лицо, которое, по сведениям ЕГРЮЛ, является руководителем или учредителем организации, о том, что оно не имеет никакого отношения к ней;

Запрос сведений о наличии налоговых долгов у контрагента посредством информационного ресурса на общедоступном сайте ФНС России (https://service.nalog.ru/zd.do). Для этого на закладке "Сведения о юридических лицах, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не представляющих налоговую отчетность более года;

Запрос сведений об исключении контрагента - как недействующего юридического лица посредством информационного ресурса на общедоступном сайте ФНС России (http://www.vestnik-gosreg.ru/publ/fz83/). Для этого на закладке - "Сведения, опубликованные в журнале "Вестник государственной регистрации", о принятых регистрирующими органами решениях о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ"

Копии интернет-страниц (скриншоты) с информацией о контрагенте в распечатанном виде подшиваются к справке о результатах проверки контрагента.

2 этап - получение дополнительных подтверждений от потенциального контрагента.

Запросить у контрагента следующие документы (заверенные копии) (п. 12 Приложения N2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 NММ-3-06/333@, Письма ФНС от 24.07.2015 NЕД-4-2/13005@, от 16.03.2015 NЕД-4-2/4124, от 11.02.2010 N3-7-07/84, Минфина от 16.10.2015 N03-02-07/1/59422, от 06.07.2009 N03-02-07/1-340):

устав организации;

свидетельство о государственной регистрации организации;

свидетельство о постановке организации на учет в налоговом органе по месту ее нахождения;

решение об избрании (назначении) руководителя организации;

вторую и третью страницы паспорта руководителя организации.

Действительность паспорта проверить по его серии и номеру, воспользовавшись сервисом "Проверка по списку недействительных российских паспортов" на сайте ФМС (http://services.fms.gov.ru/info- service.htm?sid=2000); лицензию, если сделка заключается с контрагентом в рамках лицензируемой деятельности.

Информацию о лицензиях, выданных контрагенту, дополнительно проверить на сайтах лицензирующих органов;

бухгалтерскую отчетность за год, предшествующий году заключения сделки.

Дополнительно данные бухгалтерской отчетности организации за любой период можно бесплатно получить в Росстате (при условии, что организация представляет бухотчетность в органы статистики). Для этого нужно направить в любой территориальный орган статистики запрос по утвержденной форме (п. п. 4, 12,18, 21 Регламента Росстата).

Документы у контрагента запрашивать в письменном виде по форме, прилагаемой к настоящей инструкции (приложение № 1).

Копии представленных контрагентом документов приобщать к справке о результатах проверки контрагента.

Результаты проведенной проверки оформлять справкой, по прилагаемой к настоящей Инструкции форме (Приложение №2).

Ответственность за проведение первого и второго этапа проверки возлагается на отдел снабжения организации и его руководителя.

Сбор необходимой информации из доступных интернет ресурсов и направление запроса о предоставлении информации потенциальному контрагенту должны быть осуществлены сотрудниками отдела снабжения не позднее дня, следующего за днем получения поручения от юридической службы предприятия.

В целях оперативного решения вопроса о заключении договора допускается получении необходимой информации и документов от контрагентов посредством электронных каналов связи и электронной почты.

Вслучае если в разумный срок - семь рабочих дней - от потенциального контрагента не поступит необходимой информации и документов, ответ потенциального поставщика считается не полученным.

3 этап - Дополнительная проверка на наличие признаков недобросовестности у потенциального поставщика.

В течение одного рабочего дня с момента получения поручения руководителя юридической службы (юриста) о проведении проверки контрагента на правоспособность, бухгалтерия предприятия при наличии публичной отчетности проводит расчет и сопоставление уровня рентабельности продаж и активов потенциального контрагента со среднеотраслевыми показателями, приведенными в приложении N4 к Приказу ФНС России от 30.05.2007 NММ-3-06/333@.

Результаты проведенного сопоставления направляются в юридическую службу (юристу) в форме служебной записки, из которой соответствующие данные переносятся юристом в справку о результатах проверки контрагента.

Итоговое заключение о возможности или невозможности заключения договора выносится руководителем юридической службы (юристом), о чем делается запись в справке о результатах проверки контрагента.

Справка о результатах проверки руководителем юридической службы (юристом) направляется в срок не позднее 8 рабочих дней с момента получения задания на подготовку, анализ и визирование проекта договора с потенциальным поставщиком.

С Инструкцией ознакомлены: